Project and task management

PRJ & TRK

Project management

Con PM si intende l’insieme delle attività di back office e front office aziendale, svolte tipicamente da una o più figure dedicate e specializzate dette project manager, volte all’analisi, alla progettazione, alla pianificazione e realizzazione degli obiettivi di un progetto, gestendolo in tutte le sue caratteristiche e fasi evolutive, nel rispetto di precisi vincoli.

Una delle situazioni più diffuse, nella gestione dei progetti di ogni tipologia, è il proliferare esponenziale di documentazione e di fogli elettronici più o meno correlati tra loro e con scarsa presenza di metodologie sottostanti. Difficilmente si trova un repository organizzato e gestito professionalmente in cui ogni utente o partecipante al progetto possa trovare ogni informazione e riferimento e possa a sua volta eseguire aggiornamenti, inserimenti etc. . Al massimo, nei casi più evoluti…, troviamo la condivisione di cartelle o di file in rete che danno una parvenza di gestione in “comune” delle attività progettuali. Nelle nostre esperienze, anche e soprattutto in progetti con budget di spesa molto importanti, questo si ripete da anni e purtroppo è tuttora presente.

Allegra in questo contesto diventa una soluzione molto performante, completa ed ideale. Consente un controllo delle attività e di tutti gli obiettivi di progetto sia sotto l’aspetto operativo che economico.

Task management

Il task management è il processo collegato alla gestione di un’attività attraverso tutto il suo ciclo di vita. Tale gestione implica pianificazione, test, tracciabilità e reportistica.
La gestione delle attività può aiutare a raggiungere gli obiettivi o, come nel caso di aziende, utilizzato da gruppi di utenti, facilita laccollaborazione e la condivisione delle conoscenze per il raggiungimento di obiettivi comuni.
Le attività possono sono differenziate per complessità, per urgenza, per responsabilità e via dicendo.
Una gestione efficace delle attività richiede la gestione di tutti gli aspetti di un’attività, inclusi stato, priorità, tempo, assegnazione delle risorse umane e finanziarie, ricorrenza, dipendenza, notifiche e così via. Questi possono essere raggruppati in senso lato nelle attività di base della gestione delle attività.
La gestione delle attività può far parte della gestione dei progetti e della gestione dei processi e può fungere da base per un flusso di lavoro efficiente in un’organizzazione. Vengono altresì utilizzate per monitorare lavori o richieste specifiche all’interno di organizzazioni complesse.

Trackplus

Allegra Prj mng

Allegra è un applicativo, sviluppato da Trackplus Germany, estremamente flessibile che si adatta molto bene e facilmente a qualsiasi tipo di organizzazione. 
Le due principale aree di utilizzo sono la gestione dei progetti e la gestione delle attività con particolare attenzione anche a tutto ciò che è inerente all’issue tracking, ovvero dichiarazione e gestione successiva di tutte le attività collegato ad un evento di notifica iniziale.
Allegra consente di gestire tra le altre cose campi custom, creare o adattare forms, attivare matrici di competenze/controllo in base a ruoli, workflow complessi, reporting e cruscotti e in aggiunta altre interessanti parametrizzazioni e funzionalità. Particolare attenzione sulla versione 6.x è stata dedicata al fattore usabilità per migliorare e facilitarne l’uso quotidiano con automatizzazioni e visualizzazioni particolari (e-mail issue creation e triggering, metodologia agile etc.) . La cosa importante è che Allegra “cambia” veramente il modo di lavorare e l’organizzazione delle società e degli enti in cui viene inserito. Le varie esperienze maturate hanno dato il massimo del valore aggiunto sia in ambiti di gestione progettuale e tecnici evoluti (gestione progetti, tickets/bugs e issues tracking) sia  in organizzazioni meno strutturate e vincolate. Ogni attività e richiesta aziendale (interna ed esterna) può essere mappata e monitorata all’interno di workflow anche complessi , gestita e tracciata poi in modo puntuale. E’ quindi da tener presente che, oltre ad esperienze classiche e consolidate in ambito ITC, esiste la possibilità di permeare ogni tipologia di organizzazione aziendale rendendo ogni reparto/ufficio/ente interessato artefice e gestore delle “proprie” richieste provenienti da altri utilizzatori ad esso collegato (compresi enti/fornitori esterni).

L’altra caratteristica molto evidente e importante è che Allegra rende “trasparente” e traccia ogni singola attività e operazione in modo super dettagliato e completo sotto ogni punto di vista.
L’applicazione, multilingua, è complementamente localizzata in italiano. Se serve una particolare terminologia d’uso (ad az. private e pubbliche) il sistema è facilmente modificabile e adattabile direttamente dall’interfaccia di amministratore.
Gestisce un numero elevato di attività e richieste velocizzando la navigazione con filtri e gerarchie.
Controlla gli accessi alle informazioni utilizzando i profili e ruoli.
Gestione dei flussi operativi attraverso motori di workflows evoluti.
Traccia e controlla i progetti usando metodologia di Earned Value Management.
Diffonde informazioni utilizzando anche l’approccio matriciale RACI.
Fornisce una rapida visione della situazione globale attraverso l’utilizzo di cruscotti e dashboard configurabili.
Attraverso l’utilizzo di un report designer consente di configurare e personalizzare i vari reports.
Disponibili diversi template di riferimento.
La configurazione di Track+ prevede di poter facilmente customizzare e personalizzare (attributi, campi, maschere, tipologie di richieste,etc).
Sono implementabili estensioni di Track+ grazie alla sua architettura aperta, l’adattatore Eclipse Mylyn, e integrazioni .NET

Allegra tasks list
Allegra screenshot
Allegra kanban board
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